Estimado Colaborador de Elementia:
Fortaleza Materiales siempre ha establecido un fuerte compromiso con la política y práctica de cumplimiento con la letra y el espíritu de todas las leyes y regulaciones vigentes en cada país en que operamos. Los tres valores de nuestra compañía son Integridad, Respeto y Compromiso, y nuestra filosofía se integra del Enfoque a resultados, Innovación, Seguridad y Trabajo en Equipo. Como parte del compromiso con nuestros valores y nuestra filosofía, Elementia siempre se ha esforzado por mantener los más elevados estándares de integridad y conducta ética en nuestras relaciones con nuestros accionistas, colaboradores, representantes, proveedores y competidores, y con el gobierno y el público en general. Cada uno de nosotros es responsable de continuar sosteniendo estos elevados estándares en todas nuestras actividades diarias de negocio.
Este Código de Ética (en adelante el Código) ha sido adoptado por el comité directivo de Elementia y es válido para cada integrante del comité directivo de Elementia y para cada colaborador de cada país en el que Elementia opera. El objetivo del código es presentar en un documento algunas de nuestras políticas y prácticas actuales relacionadas con la conducta de nuestra empresa y, a su vez, promover aún más la conducta lícita y ética de los colaboradores de Elementia y disuadir la conducta deshonesta.
El entorno comercial nunca ha sido más desafiante o complejo, particularmente para una compañía como Elementia que opera en varios países. Ahora más que nunca es necesario que cada uno de nosotros comprenda su responsabilidad individual respecto al estricto cumplimiento de todas las exigencias legales y los estándares éticos más elevados, y a través de una cultura corporativa que reconozca la necesidad y conveniencia de cumplir con dichos estándares, Elementia puede esperar seguir teniendo éxito en el futuro. Le recomendamos que use este Código como ayuda para abordar problemas a medida que surjan y para saber cualquier inquietud o duda que pueda tener, ya sea a través de la línea directa o de alguno de los demás métodos de comunicación descritos en el Código.
Uno de los principios rectores establecidos, nos llama a cada uno de nosotros a “Cumplir plenamente con las obligaciones de la ciudadanía corporativa contribuyendo al bienestar de la sociedad y el medio ambiente en el que nuestra compañía funciona”. Gracias por su compromiso de contribuir junto a nosotros a mantener la larga tradición de conducta ética de Elementia y a continuar fortaleciendo la envidiable reputación y honestidad e integridad de Elementia.
Fernando Ruíz Jacques
Director General
Elementia ha establecido políticas para la gestión de gastos de viaje generados por las necesidades específicas de la operación las cuáles contemplan desde la planeación de viajes hasta la comprobación de los gastos generados en el mismo.
Los Colaboradores seleccionarán y tratarán a las personas o firmas que hagan o busquen hacer negocios con la Compañía de una manera totalmente imparcial, sin otra consideración que no sean los intereses de la Compañía.
Se espera que usted evite cualquier participación o situación que pudiera interferir, o incluso parecer interferir, con el cumplimiento imparcial de sus obligaciones. Esto significa que ni usted ni ningún integrante de su familia debe solicitar ni aceptar de ningún Representante, proveedor u otra persona que haga o busque hacer negocios con Elementia ningún préstamo, u obsequio, entretenimiento o favor de un valor nominal superior a $100 dólares o su equivalente en la moneda de la localidad, o que de algún modo supere en dimensiones o costo a las atenciones comunes coherentes con las prácticas comerciales éticas y las prácticas comerciales locales habituales . Ciertas unidades de negocios de Elementia o mercados locales pueden adoptar políticas más estrictas respecto a obsequios, préstamos o entretenimiento. En caso de duda, antes de aceptar un obsequio consulte con su supervisor.
En general, cualquier Colaborador a quien se le ofrezca o que reciba un obsequio de alto valor nominal debe rechazarlo amablemente o devolvérselo a quien se lo haya enviado explicando la política de Elementia en contra de la aceptación de obsequios. Tenga presente que la frecuencia con la que se ofrecen y aceptan obsequios — incluso aquellos de bajo valor nominal — debe tenerse en cuenta a la hora de decidir si aceptar o no un obsequio en particular es apropiado. Debe evitarse cualquier apariencia de posible omisión.
Libros y Registros; El Correcto Asentamiento de las Transacciones
Es esencial que los estados financieros de la Compañía y todos los libros y registros en los que están asentados estén completos y sean precisos para que reflejen el verdadero estado de nuestro negocio y den cuenta de la verdadera naturaleza de todos los desembolsos y demás transacciones en todo momento. Esto es obligatorio, independientemente de que dichos registros revelen resultados decepcionantes o un fracaso respecto a los niveles de ganancias esperados. Es una violación al Código hacer cualquier cosa que comprometa la integridad de los estados financieros de Elementia u otros registros comerciales.
No puede tolerarse ni se tolerará ningún intento de ocultar los resultados reales reflejando incorrectamente, por ejemplo, ingresos, gastos, activos o deudas. No cumplir con estas normas puede constituir una violación de las leyes civiles y penales.
Protección y Uso Correcto de los Bienes de la Compañía
Cada Colaborador es responsable de proteger los bienes de la Compañía contra pérdida, robo y uso indebido. La pérdida, el robo y el uso indebido de los bienes de la Compañía tienen un impacto en la rentabilidad de Elementia.
Cualquier robo (independientemente del monto en dólares que represente) y cualquier pérdida significativa o uso indebido de los bienes de la Compañía deben informarse a su gerente o supervisor, al Departamento Jurídico o al Departamento de Auditoría Interna Corporativo o a cualquier integrante del Comité de Cumplimiento. Consulte anteriormente “Información confidencial y seguridad de la información”.
Todos los bienes de la Compañía, incluyendo sus equipos, vehículos, suministros y productos deben ser usados solamente para fines legítimos en el curso de los negocios de Elementia.
Elementia tiene prohibido realizar aportaciones o donativos, directa o indirectamente, a partidos políticos, campañas electorales, sindicatos, entidades públicas o Funcionarios Públicos, en cualquier país donde opera
El Código de Ética y la Política de Integridad son aplicables a Empleados, Directivos, Agentes y Socios Comerciales.
El Conflicto de Interés es una situación que tiene lugar cuando un interés personal, laboral, profesional, familiar o de negocios de una persona puede afectar la imparcialidad y objetividad del ejercicio de sus funciones; y se presenta cuando los intereses de una persona podrían llegar a interferir con el cumplimiento de sus actividades, obteniendo un beneficio o ventaja para sí mismos, para familiares o para un tercero (“Conflicto de Interés”).
Está estrictamente prohibido el pago de sobornos y retribuciones a funcionarios del gobierno, proveedores y otros. Los obsequios, el entretenimiento y los favores comerciales ocasionales para Empleados no gubernamentales en relación con negociaciones o el desarrollo de las relaciones comerciales generalmente se consideran adecuados dentro del manejo de los negocios de la Compañía si son (i) legales, (ii) poco frecuentes, (iii) no son en efectivo ni equivalentes del efectivo, (iv) son de bajo valor nominal, $100 dólares o su equivalente en la moneda local de que se trate, (v) son acordes a las prácticas habituales del país en cuestión y (vi) no representarían una vergüenza para la Compañía si se diera a conocer públicamente.
Elementia cuenta con sistemas de capacitación para Consejeros Empleados, Directivos, Agentes y Socios Comerciales en temas de anticorrupción e Integridad.
Elementia cuenta con una política de consecuencias para garantizar ante la sociedad el actuar honesto, ético y profesional de sus colaboradores.
El Comité de Cumplimiento será el encargado de atender las preguntas, dudas, comentarios acerca del Código de Ética, así como atender e investigar las denuncias o quejas recibidas y sancionar de acuerdo con la política de sistema de consecuencias.
Los Consejeros y Colaboradores pueden presentar una denuncia al Comité de Cumplimiento, si tiene motivos para creer que algún Colaborador ha violado o parece violar alguna normatividad interna de Elementia o ley aplicable, a través de los siguientes medios:
El buzón de denuncias y el correo electrónico de cumplimiento, así como el buzón de correo postal, están protegidos de modo tal que solamente los Integrantes del Comité de Cumplimiento pueden tener acceso a los mensajes entregados por estos medios.
El Comité de Cumplimiento es el órgano encargado para investigar las denuncias que se le presenten y en su caso sancionar conforme a la política de sistema de consecuencias.
Elementia no tolerará represalias de ninguna índole por parte de un director, ejecutivo u otro Colaborador, o por parte de un proveedor o contratista externo a raíz de una denuncia que se haya efectuado de buena fe.
Asimismo, Elementia no tolerará represalias ni otro tipo de medidas tomadas contra ningún Colaborador que le proporcione a un agente de policía información veraz relacionada con la posible comisión de un delito civil o penal o que participe en la investigación, a cargo de Elementia o autoridades gubernamentales, de conductas que el Colaborador razonablemente piense que constituyen fraude de valores de acuerdo con las leyes de valores de México, Estados Unidos y de los países donde tenga negocios.